การเข้าถึงเอกสารสำคัญทางการศึกษาผ่านช่องทางดิจิทัล:

กรณีศึกษาจากออสเตรเลีย^[1]
 

ทศพล เชี่ยวชาญประพันธ์
นักวิเคราะห์อาวุโส
สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน)

เอกสารสำคัญทางการศึกษาไม่ว่าจะเป็นใบประมวลผลการศึกษา (Transcript) หรือใบแทน ใบปริญญา รวมทั้งเอกสารรับรองคุณวุฒิการศึกษาอื่น ๆ ล้วนเป็นเอกสารสำคัญและจำเป็นสำหรับประชาชนทุกคน เนื่องจากจำเป็นต้องใช้ในการศึกษาต่อ สมัครเข้าทำงานหรือเข้ารับการสรรหาเพื่อดำรงตำแหน่งต่าง ๆ อย่างไรก็ตาม กระบวนการร้องขอเอกสารสำคัญทางการศึกษาจากสถาบันอุดมศึกษาของไทยในปัจจุบันนั้นผู้ขอยังจำเป็นต้องเดินทางไปยื่นคำร้องด้วยตัวเอง กรอกคำร้องให้ถูกต้องครบถ้วน ชำระค่าธรรมเนียม และต้องเดินทางกลับไปรับเอกสารที่ร้องขอไว้ด้วยตัวเองอีกครั้งหนึ่ง

ในกรณีที่สำเร็จการศึกษาจากสถาบันอุดมศึกษาในต่างประเทศ การร้องขอเอกสารสำคัญทางการศึกษาจะมีกระบวนการที่สลับซับซ้อนและเสียค่าใช้จ่ายสูงขึ้น ตัวอย่างเช่น ผู้เขียนสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาโทจากมหาวิทยาลัยแห่งชาติออสเตรเลีย (Australian National University – ANU) 2 สาขา คือ สาขาความสัมพันธ์ระหว่างประเทศ [Master of Arts (International Relations) – MAIR] และสาขาการทูต (Master of Diplomacy) เมื่อปี ค.ศ. 2011 (พ.ศ. 2554) ถ้าผู้เขียนต้องการเอกสารประมวลผลการศึกษาของทั้ง 2 สาขา จะต้องเสียค่าธรรมเนียมในการร้องขอเอกสารสำหรับสาขาแรก 25 ดอลลาร์ออสเตรเลีย (ประมาณ 625 บาท เมื่อคำนวณจากอัตราแลกเปลี่ยนที่ 25 บาทต่อ 1 ดอลลาร์ออสเตรเลีย)

ส่วนเอกสารใบที่สองที่ร้องขอในคราวเดียวกันต้องเสียค่าธรรมเนียม 15 ดอลลาร์ออสเตรเลีย (ประมาณ 375 บาท) นอกจากนี้ ถ้าต้องการให้มหาวิทยาลัยส่งเอกสารดังกล่าวทางไปรษณีย์มาให้ที่ประเทศไทยจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม 40 ดอลลาร์ออสเตรเลีย (ประมาณ 1,000 บาท) รวมราคาที่ต้องชำระทั้งสิ้น 80 ดอลลาร์ออสเตรเลีย (ประมาณ 2,000 บาท) และยังมีความเสี่ยงที่เอกสารดังกล่าวจะสูญหายระหว่างการขนส่งทางไปรษณีย์อีกด้วย

อย่างไรก็ตาม หน่วยงานปลายทางที่ได้รับเอกสารสำคัญทางการศึกษากลับยังวิตกกังวลว่า เอกสารเหล่านั้นเป็นเอกสารปลอมหรือไม่ จึงต้องมีกระบวนการตรวจสอบเพิ่มเติม ในกรณีที่เอกสารนั้นมาจากสถาบันอุดมศึกษาในประเทศไทย เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานอาจทำหนังสือสอบถามไปยังสำนักทะเบียนของสถาบันอุดมศึกษาแต่ละแห่ง ซึ่งอาจใช้เวลาตรวจสอบประมาณ 1 เดือน

ในกรณีที่เอกสารเหล่านั้นเป็นของสถาบันอุดมศึกษาในโลกตะวันตกไม่ว่าจะเป็นยุโรป สหรัฐอเมริกาออสเตรเลีย และนิวซีแลนด์นั้น การตรวจสอบความจริงแท้ (Authenticity) เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานที่ได้รับเอกสารดังกล่าวจะไม่สามารถดำเนินการได้โดยง่าย เนื่องจากประเทศตะวันตกเหล่านี้ถือว่า ข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษาเป็นข้อมูลส่วนบุคคล และจะไม่ยินยอมเปิดเผยข้อมูลดังกล่าวแก่บุคคลที่สามโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร

ระบบเอกสารสำคัญทางการศึกษารูปแบบดิจิทัลของออสเตรเลีย

มหาวิทยาลัยในประเทศออสเตรเลียหลายแห่งได้ตระหนักถึงปัญหาและความยุ่งยากเกี่ยวกับการร้องขอเอกสารสำคัญทางการศึกษาที่นักศึกษาต้องเผชิญ จึงได้ร่วมมือกันพัฒนาระบบจัดทำเอกสารสำคัญทางการศึกษาในรูปแบบดิจิทัลขึ้น และเปิดโอกาสให้ผู้สำเร็จการศึกษาจากสถาบันเหล่านี้สามารถเข้าถึงเอกสารสำคัญทางการศึกษาของตนได้ผ่านเว็บท่า (Portal Website) ชื่อ MyeQuals ที่ www.myequals.net ซึ่งใช้งานได้ง่าย สะดวกรวดเร็ว และมั่นคงปลอดภัย

ภาพที่ 1 โฮมเพจ (Home Page) ของเว็บไซต์ www.myequals.net

ขณะนี้ มหาวิทยาลัยของออสเตรเลียหลายแห่งได้เข้าร่วมใช้งานเว็บไซต์นี้แล้ว เช่น มหาวิทยาลัยแห่งชาติออสเตรเลีย (ANU) กรุงแคนเบอร์รา (Canberra) มหาวิทยาลัยโมแนช (Monash University) มลรัฐวิคตอเรีย (Victoria) และมหาวิทยาลัยควีนส์แลนด์ (University of Queensland) มลรัฐควีนส์แลนด์ (Queensland) นอกจากนี้ ยังมีมหาวิทยาลัยของนิวซีแลนด์บางแห่งเข้าร่วมใช้งานระบบนี้ด้วย เช่น มหาวิทยาลัยโอ๊คแลนด์ (University of Auckland) นครโอ๊คแลนด์ (Auckland) มหาวิทยาลัยโอทาโก (University of Otago) เมืองดันนีดีน (Dunedin) เป็นต้น ในอนาคต จะมีสถาบันอุดมศึกษาของทั้งสองประเทศเข้าร่วมใช้งานระบบนี้รวมทั้งสิ้น 47 แห่ง

เบื้องต้น นักศึกษาผู้ต้องการใช้งานระบบนี้มีทางเลือกในการยืนยันตัวตนเพื่อเข้าใช้งานระบบได้หลายช่องทาง ทั้งกูเกิล พลัส (Google Plus) ลิงค์อิน (LinkedIn) เฟซบุ๊ค (Facebook) เว็บไซต์ของมหาวิทยาลัย หรือไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Email) ส่วนตัวที่สามารถกำหนดรหัสผ่าน (Password) ได้ด้วยตนเอง

เพื่อให้การยืนยันตัวตนของเป็นไปอย่างปลอดภัยและถูกต้อง ในการเข้าใช้งานระบบครั้งแรกควรเลือกเข้าใช้งานผ่านเว็บไซต์ของมหาวิทยาลัย แต่ในการเข้าใช้งานครั้งต่อ ๆ ไป ผู้ใช้งานสามารถเลือก กำหนดไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์และรหัสผ่านได้ด้วยตนเอง นับเป็นการอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ใช้งานอีกทางหนึ่ง

เมื่อยืนยันตัวตนเรียบร้อยแล้ว เว็บไซต์ MyeQuals จะแสดงเอกสารสำคัญทางการศึกษาทั้งหมดของนักศึกษาแต่ละคน โดยสามารถเข้าดู จัดเก็บ หรือส่งต่อให้แก่บุคคลอื่นได้ ดังภาพที่ 2

   

  

ภาพที่ 2 เอกสารสำคัญทางการศึกษาของแต่ละบุคคลที่ปรากฏบนเว็บไซต์ MyeQuals

           

จากภาพข้างต้น มีรายการเอกสารที่สามารถเข้าดู ดาวน์โหลด (Download) เพื่อจัดเก็บ และส่งต่อให้ผู้อื่นได้ 3 กลุ่ม คือ กลุ่มที่หนึ่งเรียกว่า Australian Higher Education Graduation Statement เป็นเอกสารอธิบายรายละเอียดของสถาบันอุดมศึกษา สาขาที่สำเร็จการศึกษา หลักเกณฑ์การประเมินคะแนนผลการเรียนรายวิชา รวมทั้งรายละเอียดของระบบการศึกษาระดับอุดมศึกษาของประเทศออสเตรเลีย คำว่า Transcript เป็นเอกสารประมวลผลการศึกษาที่แสดงผลการเรียนเป็นรายวิชา ส่วนคำว่า Testamur ถ้าแปลในบริบทของประเทศไทย คือ ใบแทนใบปริญญานั่นเอง

เจ้าของเอกสารสามารถส่งต่อเอกสารเหล่านี้ให้บุคคลที่สามได้ด้วยการคลิกปุ่ม Share บนแถวเดียวกับชื่อเอกสารที่ต้องการส่งต่อ โดยระบบจะสร้างลิงค์ (Link) เฉพาะของเอกสารฉบับนั้น ทำนองเดียวกับกูเกิล ไดร์ฟ  (Google Drive) จากนั้น เจ้าของเอกสารสามารถคัดลอก (Copy) และส่งลิงค์ให้แก่บุคคลอื่นได้ตามที่ต้องการ ในที่นี้ หมายความว่า เจ้าของเอกสารฉบับนั้นยินยอมให้ใครก็ตามที่มีลิงค์ดังกล่าวสามารถเข้าถึงเอกสารของตนได้ตลอดเวลาโดยไม่มีข้อจำกัด

อย่างไรก็ตาม เจ้าของเอกสารยังมีทางเลือกในการกำหนดสิทธิการเข้าถึงเอกสารของตนได้ โดยกรอก ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ของผู้รับเอกสาร กำหนดรหัส (Access PIN) เป็นตัวเลขไม่เกิน 6 หลัก ซึ่งจำเป็นต้องแจ้งให้ผู้รับเอกสารทราบ รวมทั้งกำหนดวันสุดท้าย (Expiry date) ที่เจ้าของเอกสารอนุญาตให้ผู้รับเข้าถึงเอกสารดังกล่าวได้ ตามภาพที่ 3

         

ภาพที่ 3 แสดงรูปแบบการส่งต่อเอกสารด้วยการส่ง Link เฉพาะของเอกสารแต่ละฉบับให้แก่บุคคลที่สาม

อนึ่ง การส่งลิงค์ไปยังบุคคลที่สามไม่ว่าจะกำหนดสิทธิการเข้าถึงหรือไม่ก็ตาม มีข้อดีประการสำคัญ คือ ผู้รับเอกสารจำเป็นต้องเข้าดูเอกสารของเราผ่านเว็บไซต์ MyeQuals เท่านั้น ซึ่งเป็นการยืนยันโดยปริยายว่า เอกสารสำคัญทางการศึกษาของเราเป็นเอกสารจริงอย่างแน่นอน

อย่างไรก็ตาม เจ้าของเอกสารยังมีทางเลือกในการส่งต่อเอกสารอีกทางหนึ่ง คือ ดาวน์โหลดเอกสารในรูปแบบ Portable Document Format (PDF) จากเว็บไซต์ MyeQuals แล้วส่งไฟล์ให้บุคคลที่สาม เมื่อผู้ได้รับเอกสารเปิดไฟล์โดยใช้โปรแกรม Adobe Acrobat Pro DC โปรแกรมจะแสดงข้อความที่บ่งชี้ว่า มหาวิทยาลัยแห่งใดเป็นผู้รับรองความถูกต้องและลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ในเอกสารฉบับนั้น

         

ภาพที่ 4 ไฟล์เอกสารรูปแบบ PDF ที่เปิดโดยโปรแกรม Adobe Acrobat Pro DC

ประเด็นที่สำคัญที่สุด คือ ผู้รับเอกสารสามารถตรวจสอบได้ว่า เอกสารดังกล่าวถูกแก้ไขเพิ่มเติมหรือ เปลี่ยนแปลงโดยบุคคลที่ไม่มีอำนาจหน้าที่เกี่ยวข้องหรือไม่ ในกรณีเอกสารของมหาวิทยาลัยแห่งชาติออสเตรเลียตามภาพที่ 4 เมื่อเปิดไฟล์ขึ้นมาจะปรากฏข้อความในแถบสีน้ำเงินด้านบนของโปรแกรม Adobe Acrobat Pro DC ว่า “Certified by Student Central student@anu.edu.au>, The Australian National University, certificate issued by GlobalSign CA3 for AATL. Signed and all signatures are valid” แปลความได้ว่า สำนักทะเบียนของมหาวิทยาลัยแห่งชาติออสเตรเลียได้รับรองความถูกต้องของเอกสารฉบับนี้เรียบร้อยแล้ว องค์กรที่ออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certification Authority – CA) สำหรับลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ที่ปรากฏอยู่ในเอกสารคือ GlobalSign และลายมือชื่อดิจิทัลของเอกสารฉบับนี้เป็นลายมือชื่อที่ยังสามารถใช้งานได้ (ยังไม่หมดอายุ)

นอกจากนี้เมื่อผู้รับเอกสารคลิกที่คำว่า “Signature Panel” ก็จะปรากฏรายละเอียดเกี่ยวกับการรับรองความถูกต้องของเอกสารเพิ่มเติมทางด้านซ้ายของโปรแกรม โดยข้อความสำคัญที่ปรากฏคือ “Document has not been modified since the signature was applied” แปลว่า “เอกสารฉบับนี้ไม่ถูกแก้ไขเปลี่ยนแปลงหลังจากลงลายมือชื่อดิจิทัลแล้ว” ยิ่งไปกว่านั้น ผู้รับเอกสารยังสามารถตรวจสอบรายละเอียดของใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้สำหรับการลงลายมือชื่อดิจิทัลในเอกสารนี้ได้อีกด้วย คุณลักษณะเหล่านี้ช่วยให้ผู้รับเอกสารมั่นใจได้ว่า เอกสารที่ได้รับมาเป็นเอกสารฉบับจริงที่ออกโดยมหาวิทยาลัยแห่งชาติออสเตรเลีย โดยไม่จำเป็นต้องแสวงหาแนวทางอื่นใดในการตรวจสอบความจริงแท้และความถูกต้องของเอกสารดังกล่าวอีก

ข้อสังเกตสำหรับการพัฒนาระบบนี้คือ สถาบันอุดมศึกษาแต่ละแห่งทำหน้าที่จัดทำเอกสารสำคัญทาง การศึกษาของนักศึกษาทุกคนให้เป็นไฟล์ดิจิทัลรูปแบบ pdf โดยมีการลงลายมือชื่อดิจิทัลในไฟล์จัดทำขึ้น เพื่อให้ผู้ใช้งานมีความมั่นใจในความถูกต้องจริงแท้ของเอกสาร รวมทั้งสามารถตรวจสอบได้โดยใช้โปรแกรม ทั่วไป จากนั้นก็พัฒนาเว็บท่าเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงเอกสารสำคัญทางการศึกษาของตนได้อย่างสะดวก  รวดเร็ว และมั่นคงปลอดภัย ส่วนเรื่องการจัดเก็บเอกสาร การส่งต่อ และการกำหนดสิทธิให้บุคคลอื่นเข้าถึงเอกสารของตนได้มากน้อยเพียงใด ขึ้นอยู่กับความสะดวกและดุลยพินิจของผู้ใช้งานแต่ละคนเป็นสำคัญ

จากรายละเอียดและข้อสังเกตข้างต้น องค์ประกอบสำคัญของระบบนี้ประกอบด้วย

การจัดทำเอกสารสำคัญทางการศึกษาเป็นไฟล์ดิจิทัลรูปแบบ pdf ที่มีการลงลายมือชื่อดิจิทัล

การพัฒนาเว็บท่าที่มีระบบการยืนยันตัวตนของผู้เข้าใช้งานที่เชื่อถือได้ และ

ระบบการส่งต่อเอกสารผ่านลิงค์ ลักษณะเดียวกับกูเกิล ไดร์ฟ ที่เปิดโอกาสให้เจ้าของเอกสารสามารถกำหนดสิทธิในการเข้าถึงเอกสารของตนโดยบุคคลที่สามได้ตามที่เห็นสมควร

เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานต่าง ๆ ที่ได้รับเอกสารจากระบบนี้ไม่ว่าจะได้รับในรูปแบบลิงค์หรือไฟล์ pdf สามารถตรวจสอบความถูกต้องจริงแท้ของเอกสารได้อย่างรวดเร็วผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ทั่วไป ช่วยแก้ไขปัญหาการแสดงวุฒิการศึกษาปลอมได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเป็นตัวอย่างของการนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้เพื่อแก้ไขปัญหาความยุ่งยากและอำนวยความสะดวกแก่ผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง (Stakeholder) กับเอกสารสำคัญทางการศึกษาอย่างแท้จริง

ความส่งท้าย : ข้อเสนอเบื้องต้นสำหรับประเทศไทย

ดังที่ได้อธิบายในตอนต้นว่า การร้องขอและตรวจสอบความถูกต้องจริงแท้ของเอกสารสำคัญทางการศึกษาในประเทศไทยนั้น ยังคงมีขั้นตอนที่สลับซับซ้อนและสร้างภาระให้แก่ผู้สำเร็จการศึกษาและเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานที่รับเอกสารดังกล่าวในหลายมิติ ดังนั้น ในยุคที่รัฐบาลกำลังผลักดันนโยบาย THAILAND 4.0 อย่างจริงจัง และเพื่อเป็นการแก้ไขปัญหาความยุ่งยากและลดภาระของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง สถาบันอุดมศึกษาในประเทศไทยโดยเฉพาะสถาบันที่มีความพร้อมทั้งด้านบุคลากร งบประมาณและเทคโนโลยี ควรพิจารณาความเป็นไปได้ในการพัฒนาระบบการเข้าถึงเอกสารสำคัญทางการศึกษาผ่านช่องทางดิจิทัลเช่นเดียวกับประเทศออสเตรเลีย ทั้งนี้ อาจเริ่มต้นจากเอกสารที่สำคัญและจำเป็นที่สุดก่อน คือ ใบประมวล

ผลการศึกษาโดยจัดทำเอกสารดังกล่าวเป็นไฟล์ดิจิทัลรูปแบบ pdf ที่มีระบบการลงลายมือชื่อดิจิทัลที่สามารถตรวจสอบได้โดยง่าย จากนั้นพัฒนาเว็บท่าที่มีระบบการยืนยันตัวตนที่น่าเชื่อถือเพื่อช่วยอำนวยความสะดวกให้นักศึกษาสามารถเข้าถึงและส่งต่อเอกสารสำคัญทางการศึกษาของตนไปให้แก่บุคคลที่สามได้อย่างรวดเร็วและมั่นคงปลอดภัย ยิ่งไปกว่านั้น การพัฒนาระบบการเข้าถึงเอกสารสำคัญทางการศึกษาในรูปแบบดิจิทัลยังช่วยลดภาระของสถาบันอุดมศึกษาแต่ละแห่งในการตรวจสอบวุฒิการศึกษาของลุคคลตามที่หน่วยงานต่าง ๆ ร้องขอลงได้อีกด้วย  

         

---